Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland

5. Vorträge

a. Aussteller, deren gebuchtes Standpaket keine Vortragsleistung beinhaltet, haben die Möglichkeit, sich für einen kostenpflichtigen Vortrag zu bewerben. Die Interessenbekundung erfolgt durch Auswahl der Option „Vortrag“ im Online-Formular. Die Bewerbung kann ab Beginn der Ausstelleranmeldung (nach Anmeldebestätigung durch den Veranstalter) über das Ausstellerportal eingereicht werden. Die Frist endet mit Ablauf des Kalendermonats Juli.

b. Aussteller mit den Standpaketen Exklusiv und Premium, in denen bereits Vortragsleistungen enthalten sind, sind von diesem Bewerbungsverfahren ausgenommen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Vorträge kostenpflichtig zu buchen. Hierfür ist ebenfalls eine Teilnahme am Bewerbungsverfahren erforderlich.

c. Ein Vortrag gilt erst mit ausdrücklicher Bestätigung durch den Veranstalter als genehmigt. Die Bestätigung oder Ablehnung erfolgt über das Ausstellerportal im August.

d. Die Kosten für einen Vortrag werden nur im Falle einer Bestätigung durch den Veranstalter fällig und nach der Veranstaltung gemäß Ziffer 8 in Rechnung gestellt. Bei Ablehnung des Vortrags entstehen dem Aussteller keine Kosten.

a. Eine Untervermietung, Weitergabe, Teilung oder sonstige (ganz oder teilweise) Überlassung des zugewiesenen Standes an Dritte ist grundsätzlich unzulässig. Abweichend hiervon sind Aussteller, die einen Exklusivstand oder einen Premiumstand gebucht haben, berechtigt, ihren Stand ganz oder teilweise unterzuvermieten. Die Untervermietung bedarf dennoch der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Veranstalters. Der Hauptaussteller bleibt in jedem Fall Vertragspartner und haftet vollumfänglich für sämtliche Verpflichtungen aus dem Ausstellervertrag, auch für Handlungen und Unterlassungen des Untermieters. Für genehmigte Mitaussteller können zusätzliche Kosten für Tages- und/oder Abendveranstaltungstickets gemäß Anmeldeformular anfallen. Solche zusätzlichen Ticketkosten entstehen ausschließlich dann, wenn die im jeweiligen Ausstellerpaket enthaltenen Ticketkontingente vollständig ausgeschöpft sind.

b. Der genehmigte Mitaussteller wird in den offiziellen Verzeichnissen der Veranstaltung gelistet.

c. Im Falle einer ungenehmigten Weitervermietung ist der Veranstalter berechtigt, vom Aussteller zusätzlich 50 % der vereinbarten Standmiete zu verlangen.

7. Änderungen, Absagen

a. Der Veranstalter kann bei Vorliegen von nicht durch ihn zu vertretenden Gründen oder höherer Gewalt, die Veranstaltung verschieben, verkürzen oder absagen. Der Veranstalter wird den Austeller in diesen Fällen so früh wie möglich über diesen Umstand unterrichten.

b. Im Falle der Verlegung kann der Aussteller eine Entlassung aus dem Vertrag beanspruchen, wenn sich eine Terminüberschneidung für ihn mit einer anderen bereits fest gebuchten Veranstaltung ergibt. Im Falle einer Verkürzung der Veranstaltung ist keine Entlassung aus dem Vertrag möglich. Schadensersatzansprüche sind für beide Teile in jedem Falle ausgeschlossen.

8. Miete, Bestellungen, Standausstattung

a. Die Preise für Standmiete und Nebenkosten sind dem Online-Formular zu entnehmen.

b. Preise für Serviceleistungen, die nicht enthalten sind, können beim Veranstalter erfragt werden und sind nicht Bestandteil dieses Vertrages, sondern bedürfen zusätzlicher schriftlicher Vereinbarungen. Für alle Bestellungen auf dem Online-Formular oder folgenden Bestellformularen gelten ebenfalls diese Geschäftsbedingungen.

c. Die enthaltenen Mietpreise verstehen sich für die Durchführungsdauer der Veranstaltung.

d. Alle Preise sind Nettobeträge und verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.

e. Die Mietgegenstände (Systemstände und Möbel) dürfen nicht benagelt, gestrichen oder anderweitig beschädigt werden.

f. Leihmöbel sind am Abend des letzten Veranstaltungstages auszuräumen und zu übergeben. Für im Mietmobiliar zurück gebliebene Gegenstände des Ausstellers wird keine Haftung übernommen. Der Mieter haftet für Schäden und Verluste von Auslieferung bis Rückgabe, auch wenn er den Stand schon verlassen hat. Fehlendes oder beschädigtes Mietgut wird zum Wiederbeschaffungspreis berechnet.

g. Die in den Anmeldungen und Bestellformularen zur Standausstattung angegebenen Preise gelten bis 14 Kalendertage vor dem ersten Aufbautag (siehe Ziffer 12). Bestellungen, die kürzer als 14 Kalendertage vor dem 1. Aufbautag vorliegen, werden nur unter Vorbehalt entgegengenommen. Ist die Nachbestellung ausführbar wird ein Aufschlag mit 10 % auf den Listenpreis erhoben. Nachbestellungen am Veranstaltungstag erfordern 30 % Aufschlag, wenn die bestellten Artikel vorrätig sind.

h. Kostenfreie Stornierungen von technischen Bestellungen und Ausstattungen sind bis 30 Kalendertage vor dem 1. Aufbautag möglich.

i. Der Veranstalter ist berechtigt, im Falle von nicht lieferbaren Artikeln (Standbau, Zubehör) gleichwertige Ersatzlieferungen vorzunehmen.

j. Reklamationen, die den Messestand (Fläche, Standbau, Bestellungen) betreffen, müssen vor Ort umgehend an das Organisationsteam kommuniziert werden. Regressforderungen können im Nachgang nicht anerkannt werden.

9. Rechnungslegung, Zahlungsbedingungen

a. Die Aussteller erhalten nach der Veranstaltung eine Rechnung über sämtlichen gebuchten Leistungen sowie über gegebenenfalls anfallende Ticketgebühren (auch für nicht vorab angemeldete Ausstellerbesucher). Die Rechnungsstellung erfolgt in elektronischer Form und ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

b. Die Angabe der korrekten Rechnungsanschrift obliegt dem Aussteller. Für nachträgliche Änderungen der Rechnungsanschrift wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von € 40,00 zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer erhoben.

c. Der Zahlungsverzug des Ausstellers tritt automatisch mit Ablauf des auf der Rechnung angegebenen Zahlungstermins ein. Für jede Mahnung wird eine Mahnpauschale in Höhe von € 5,00 berechnet.

10. Stornierung

Der Aussteller ist berechtigt, den Vertrag kostenpflichtig zu stornieren. Die Stornierung hat in Textform per E-Mail an it-forum.leipzig@bechtle.com zu erfolgen. Maßgeblich ist der Zugang der Stornierung beim Veranstalter.

Es gelten folgende Stornierungsgebühren bezogen auf die vereinbarte Standmiete:

·         bis 20 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 15 % der vereinbarten Standmiete

·         ab 20 Wochen bis 10 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 50 % der vereinbarten Standmiete

·         ab 10 Wochen bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 80 % der vereinbarten Standmiete

·         ab 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 100 % der vereinbarten Standmiete

11. Gestaltung des Standes

a. Als Standfläche sind nur volle Meter/Quadratmeter anmietbar.

b. Die im Anmeldeformular angegebenen Standflächenpreise verstehen sich mit Trennwände, Bodenbelag und angegebener Ausstattung (siehe Online-Formular).

c. Die Aufbauhöhe für eigene Standsysteme ist auf max. 2,50 m festgesetzt. Höhere Aufbauten sind genehmigungspflichtig. Auch 2-geschossige Stände bedürfen der Genehmigung des Veranstalters.

d. Der Einsatz von eigenen Systemständen oder Abhängungen ist in der Anmeldung anzugeben. Beauftragte Aufbaufirmen sind bis zu 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn dem Veranstalter bekannt zu geben. Abhängungen an die Hallendecke dürfen ausschließlich über die zugelassenen Firmen des Veranstalters vorgenommen werden. Es dürfen nur Materialien mit dem Zertifikat B1 (schwer entflammbar) eingesetzt werden. Der Veranstalter kann nichtgenehmigte Messestände ändern oder entfernen lassen, gegebenenfalls auf Kosten des Ausstellers. Muss ein Stand aus diesen Gründen geschlossen werden, ist ein Anspruch auf Rückerstattung der Standmiete oder Schadenersatz nicht gegeben.

12. Logistik / Warenanlieferung

a. Die Anlieferung von Ausstellungsgut (z. B. Plattenwaren) ist ausschließlich während der festgelegten Aufbauzeiten und nur per Spedition zulässig. Die jeweils gültige Lieferadresse wird vom Veranstalter auf Nachfrage bekannt gegeben. Auf allen Sendungen sind der Name des Ausstellers sowie die Standnummer gut sichtbar anzugeben, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. Die Annahme von Sendungen außerhalb der Aufbauzeiten oder ohne eindeutige Kennzeichnung kann verweigert werden.

b. Die Organisation, Koordination sowie Durchführung der Anlieferung und Abholung obliegt ausschließlich dem Aussteller. Der Veranstalter übernimmt hierfür keine Verantwortung oder Haftung, insbesondere nicht für Verlust, Beschädigung oder verspätete Zustellung.

c. Die Abholung des Ausstellungsgutes hat ausschließlich innerhalb der festgelegten Abbauzeiten zu erfolgen. Der Aussteller hat hierfür geeignete Ansprechpartner beim Logistikunternehmen zu benennen. Auch bei der Abholung sind der Ausstellername und die Standnummer anzugeben. Nicht fristgerecht abgeholte Waren können auf Kosten und Risiko des Ausstellers entfernt, eingelagert oder entsorgt werden.

d. Sämtliche Kosten für Transport, Anlieferung, Abholung sowie gegebenenfalls Lagerung trägt der Aussteller.

e. Sendungen, die nicht per Spedition erfolgen (z. B. Paketdienste), bedürfen der vorherigen Abstimmung mit dem Veranstalter. Ohne entsprechende Abstimmung kann die Annahme verweigert werden.

13. Installationen, Heizung

a. Die allgemeine Beleuchtung und Beheizung geht zu Lasten des Veranstalters.

b. Sämtliche Installationen auf der Veranstaltung wie Strom, Wasser, Abwasser, Telefon, Datenleitungen dürfen nur vom Veranstalter bzw. durch ihn zugelassene Firmen ausgeführt werden. Anschlüsse und Geräte, die den sicherheitstechnischen Bestimmungen nicht genügen oder deren Verbrauch höher ist als angemeldet, können auf Kosten des Ausstellers entfernt werden. Für Schäden, die durch selbst ausgeführte Installationen entstehen, haftet der Aussteller.

c. Die geltenden Konditionen für technische Anschlüsse sind der Anmeldung bzw. dem Bestellformular zu entnehmen. Die Nutzung von anderen Anschlüssen und Installationen als den standeigenen ist nicht gestattet. Die ungenehmigte Weiterverteilung an andere Aussteller ist untersagt.

d. Für Schwankungen oder Unterbrechungen der Versorgung mit Strom, Wasser, Gas oder Druckluft haftet der Veranstalter nicht.

14. Aufbau

a. Der Aufbau der Stände ist ausschließlich innerhalb der dafür vorgesehenen Zeiten gestattet. Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand innerhalb dieser Zeiten vollständig fertigzustellen.

Die offiziellen Aufbauzeiten sind:

·         einen Tag vor Veranstaltungsbeginn von 14:00 bis 19:00 Uhr

·         am Veranstaltungstag von 07:00 bis 08:00 Uhr am Veranstaltungsort.

b. Reist ein Aussteller nicht an, bleiben alle Forderungen aus Vertragserfüllung an ihn bestehen. Der Veranstalter behält sich vor, den entstandenen Mehraufwand (Umplanung, Dekoration o. ä.) zu berechnen.

c. Bestellte Mietstände und Mietmöbel sind auf ordnungsgemäßen Aufbau und Vollständigkeit zu prüfen; Mängel sind sofort anzuzeigen. Für Verluste und Beschädigungen nach der Übergabe haftet der Besteller.

15. Zugangs- und Parkkarten

a. Tages- und Abendtickets sind in den jeweiligen Standpaketen definiert und stehen innerhalb des vorgesehenen Kontingents zur Verfügung. Sobald das Kontingent ausgeschöpft ist, können zusätzliche Tages- oder Abendtickets gemäß dem Ausstellerportal erworben werden. Diese zusätzlichen Tickets werden nach der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Bei nachträglich angemeldeten Personen oder Überschreitung des Kontingents behält sich der Veranstalter vor, die Tickets gesondert in Rechnung zu stellen. Der Aussteller ist verantwortlich dafür, dass seine Mitarbeiter, Standpersonal oder Gäste die Tickets ordnungsgemäß nutzen.

b. Am Aufbautag ist das Parken auf den vorgesehenen Parkflächen möglich. Parktickets können am Infopoint abgeholt und bei der Ausfahrt eingelöst werden. Am Veranstaltungstag ist das Parken für Aussteller kostenlos. Ein Anspruch auf Reservierung eines Parkplatzes besteht nicht. Bei Vollauslastung kann es zu Einschränkungen der Parkplätze kommen.

16. Betrieb des Standes

a. Der Aussteller ist verpflichtet, den Stand während der gesamten Dauer der Veranstaltung besetzt zu halten.

b. Den Anweisungen des Veranstalters ist Folge zu leisten. Grobe Verstöße gegen die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die Geschäftsbedingungen oder den üblichen Umgang mit Besuchern und Ausstellern berechtigen den Veranstalter zur Schließung und Räumung des Standes. Ansprüche gegen den Veranstalter sind in diesem Falle ausgeschlossen.

c. Maßnahmen, die eine Wettbewerbsverzerrung, Störung der Veranstaltung oder der Allgemeinheit mit sich bringen können (z. B. das Betreiben von Licht- und Tonanlagen, laute Aktionen, Einsatz von Flugobjekten, Emissionen usw.), bedürfen bereits vorab der schriftlichen Genehmigung durch den Veranstalter. Aussteller, die emissionsverursachende Anlagen und Geräte betreiben, sind verpflichtet, geprüfte und zugelassene Abluft- und Absaugtechnik auf eigene Kosten zu installieren. Werbung außerhalb des Standes, insbesondere die Verteilung von Werbedrucksachen, ist nur mit schriftlicher Genehmigung der Messeleitung kostenpflichtig gestattet. Mit speziellen Gasen gefüllte Exponate oder das Verteilen gasgefüllter Ballons ist nicht gestattet.

d. Der Aussteller ist für die Einhaltung aller mit der Veranstaltung und dem Betrieb des Standes verbundenen gesetzlichen Bestimmungen insb. GEMA verantwortlich und stellt den Veranstalter ausdrücklich von allen Verpflichtungen frei.

e. Falls nicht anders ausgewiesen, gilt im gesamten Messegelände ein grundsätzliches Rauchverbot.

f. Die allgemeine Reinigung des Geländes obliegt dem Veranstalter. Die Reinigung des Standes erfolgt durch den Aussteller, es sei denn, er hat ausdrücklich die Dienstleistung der Standreinigung bestellt. Der Aussteller muss Müll vermeiden und unvermeidlichen Abfall trennen. Zusätzliche Entsorgungskosten werden nach dem Verursacherprinzip berechnet.

17. Abbau

a. Der Abbau des Standes darf erst nach Ende der Veranstaltung und ausschließlich innerhalb der angegebenen Abbauzeiten erfolgen. Die offiziellen Abbauzeiten sind am Veranstaltungstag von 18:00 bis 24:00 Uhr. Mietmöbel sind am Veranstaltungstag bis 19:30 Uhr durch das Standpersonal zurückzugeben oder zur Abholung vorzubereiten (Räumung der Möbel/Kabine). Für gemietete Stände gilt der Abbau ebenfalls bis spätestens 24:00 Uhr am Veranstaltungstag. Bis zum Abschluss des Abbaus haftet der Aussteller für Verluste oder Beschädigungen an Stand und Mietmaterial.

b. 50 % der Kosten für die Standmiete, werden als Vertragsstrafe erhoben, wenn der Aussteller seinen Stand vor Beendigung der Veranstaltung oder Freigabe durch den Veranstalter abbaut.

c. Gemietete Standausstattung dürfen nicht vom Stand entfernt oder mitgenommen werden. Für gemietete Standausstattung die der Aussteller unberechtigterweise mit nimmt, kann der Veranstalter die Kosten für eine Neubeschaffung in voller Höhe verlangen.

d. Der Veranstalter ist berechtigt, nach dem Abbau zurückgelassene Ausstellungsstücke auf Kosten des Ausstellers zu entsorgen. Beschädigungen des Bodens oder der Wände sind einwandfrei zu beheben, ansonsten werden diese Arbeiten durch den Veranstalter auf Kosten des Ausstellers durchgeführt. Weitergehende Schadenersatzansprüche bleiben davon unberührt.

e. Nach Ablauf der Abbauzeit nicht entfernte Stände oder Gegenstände können durch den Veranstalter auf Kosten des Ausstellers entfernt und eingelagert werden, ohne für Verlust oder Beschädigung zu haften.

18. Haftung, Versicherung, Bewachung

a. Die allgemeine Bewachung des Geländes und der Hallen erfolgt durch die Leipziger Messe. Für Beaufsichtigung und Bewachung des Standes, auch während der Auf- und Abbauzeiten, ist der Aussteller verantwortlich. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung bei Diebstahl.

b. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für während der Veranstaltung, der Auf- und Abbauzeiten oder des An- und Abtransports aufgetretenen Schäden, Verluste usw.

c. Es wird jedem Teilnehmer empfohlen, eine Haftpflichtversicherung, gegebenenfalls eine Standbewachung und eine Versicherung seines Messegutes auf eigene Kosten vorzunehmen. Die Bewachung kann auch in Gemeinschaft mit anderen Teilnehmern erfolgen.

d. Der Veranstalter haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen dem Grunde und der Höhe nach (a) soweit ihr Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fällt; (b) bei Schäden, die in den Schutzbereich einer vom Veranstalter erteilten Garantie fallen; (c) bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder (d) bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.

e. In allen anderen Fällen haftet der Veranstalter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf) und insoweit beschränkt auf den typischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

19. Verjährung

Ansprüche auf Schadensersatz und auf Ersatz vergeblicher Aufwendungen verjähren innerhalb von einem (1) Jahr. Dies gilt nicht für Ansprüche auf Schadenersatz wegen Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Dies gilt weiter nicht für Ansprüche des Auftraggebers nach dem Produkthaftungsgesetz, bei Zusicherung (Garantie, § 276 Abs. 1 BGB) oder Garantie (§ 443 BGB) sowie Ansprüche aufgrund sonstiger Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen.

20. Katalog/Messe-Sonderveröffentlichung

a. Mit Einsendung der Anmeldung entsteht für den Veranstalter die Pflicht den Eintrag in den offiziellen Messeveröffentlichungen, z. B. Website, vorzunehmen.

b. Sonderplatzierungen können mit dem Veranstalter abgestimmt werden und werden je nach Aufwand dem Aussteller zusätzlich in Rechnung gestellt.

c. Druckvorlagen können elektronisch an den Veranstalter übermittelt werden. Kosten oder Provisionen für eventuell eingeschaltete Agenturen oder Dienstleister werden vom Veranstalter nicht übernommen. Alle anfallenden Gebühren trägt der Aussteller selbst.

21. Fotografieren, Filmen

a. Das gewerbsmäßige Fotografieren, Zeichnen oder Filmen innerhalb des Messegeländes ist nur den vom Veranstalter zugelassenen Unternehmen gestattet.

b. Der Veranstalter ist berechtigt, im Rahmen der Veranstaltung Darstellungen oder Aufnahmen von Messeständen anzufertigen und zur Veröffentlichung auf seiner Webseite / Social Media-Kanälen / Tageszeitung zu verwenden. Der Aussteller verzichtet auf alle Ansprüche aus dem Urheberrecht.

c. Die berechtigten Interessen an der Aufnahme und Veröffentlichung der Aufzeichnungen sind Dokumentations- und Marketinginteressen bezüglich der Veranstaltung. Weitergehende Datenschutzhinweise hierzu erhält der Aussteller im Rahmen der Veranstaltung selbst sowie im Vorfeld im Rahmen der Anmeldung.

22. Absprachen

Mündliche Nebenabreden bedürfen in jedem Fall zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Bestätigung des Veranstalters.

23. Geltungsmachungsfrist

Ansprüche des Ausstellers, die diesem bei Veranstaltungsende bekannt sind oder hätten bekannt sein müssen, sind innerhalb von 3 Monaten nach Veranstaltungsende schriftlich, gegenüber dem Veranstalter, geltend zu machen.

24. Gerichtsort

Erfüllungsort für alle Verpflichtungen aus diesem Vertrag und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag, auch für Wechsel- und Scheckklagen, ist der Geschäftssitz des Veranstalters.