Datenschutzhinweis Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland 2023
Allgemeine Informationen
Die nachfolgenden unter diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen finden für alle im Rahmen des Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland stattfindenden Datenverarbeitungen Anwendung. Das Event unterteilt sich in die Anmeldung und die Präsenzveranstaltung. Sofern hierbei konkrete Verarbeitungen personenbezogener Daten stattfinden oder Abweichungen / Ergänzungen zu den allgemeinen Informationen auftreten werden diese in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Adresse: Bechtle GmbH IT-Systemhaus Leipzig, Torgauer Straße 233, 04347 Leipzig
Kontaktinformation: leipzig@bechtle.com, –+49 341 252431 0
Kontakt des Datenschutzbeauftragten: privacy@bechtle.com
Ihre Rechte als betroffene Person
Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 – 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:
- Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
- Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),
- Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
- Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
- Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: privacy@bechtle.com. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben oder eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
Widerspruchsrechte
Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst an: privacy@bechtle.com.
Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenerhebung
Die erhobenen Datenkategorien, sowie der Zweck der Erhebung inklusive der Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Kontext, in dem diese erhoben wurden. Detaillierte Informationen finden Sie in den jeweiligen Unterabschnitten dieser Datenschutzerklärung.
Weitergabe an Dritte und Drittlandübermittlung
Wir werden Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).
Innerhalb unseres Unternehmens stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. In bestimmten Fällen unterstützen Dienstleister unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) nur statt, soweit dies zur Durchführung des Schuldverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Hierbei ergreifen wir die datenschutzrechtlich möglichen und notwendigen Maßnahmen gemäß Art. 44 ff. EU-DS-GVO, um das Datenschutzniveau im Drittland herzustellen.
Speicherdauer der Daten
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wenn dies zur Durchführung des Schuldverhältnisses erforderlich ist.
Dies ist aktuell gegeben, wenn Sie für Anfragen unsere Chat-Funktion nutzen, weil ein Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, der diese Funktion für uns zur Verfügung stellt, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhält. Hierbei ergreifen wir die datenschutzrechtlich möglichen und notwendigen Maßnahmen gemäß Art. 44 ff. EU-DS-GVO um das Datenschutzniveau im Drittland herzustellen.
Speicherdauer der Daten.
Wir speichern Ihre Daten, solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung routinemäßig gelöscht.
Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und wir Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
Ergänzender Hinweis
Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung unsere umfassenden Datenschutzhinweise unter https://www.bechtle.com/privacy-policy.
Die Datenschutzhinweise der eingesetzten Dienstleister finden Sie unter den nachfolgenden Links.
MARKOV & MARKOV | |
gastwerk! Teilnehmermanagement | |
Vimeo | |
Sli.do |
Datenerfassung im Rahmen der Anmeldung
In diesem Abschnitt wird die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Anmeldung beschrieben.
Im Rahmen Ihrer Registrierung zum Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland 2023 erheben und verarbeiten wir folgende Datenkategorien:
Als Pflichtangaben | Als freiwillige Angaben |
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Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Registrierung erfolgt zum Zweck Ihrer Anmeldung und Teilnahme am Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland 2023. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DS-GVO. Bei der Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung werden wir von unserem Dienstleister gastwerk! (gastwerk! Teilnehmermanagement, Theodorstr. 41P, 22761 Hamburg) unterstützt.
Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie von uns eine E-Mail mit der Anmeldebestätigung inklusive einem Kalendereintrag sowie einem E-Ticket anhand einer PDF, das später vor Ort als Eintrittskarte dient.
Eine Teilnahme ist ohne Angabe der als Pflichtfelder markierten Inhalte leider nicht möglich.
Speicherdauer
Die im Rahmen Ihrer Registrierung angegebenen Daten werden in der Regel 30 Tage nach der Durchführung des Events gelöscht, sofern wir diese Daten nicht aufgrund anderer Rechtsgrundlagen längerfristig vorhalten können / müssen. Dies ist in etwa der Fall, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet sind, die Daten länger zu speichern. Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.).
Datenerfassung im Rahmen der Präsenzveranstaltung
In diesem Anschnitt wird die Datenerfassung im Rahmen der Präsenzveranstaltung beschrieben.
Check-In-Vorgang beim Zutritt
Im Rahmen der Zugangskontrolle werden Ihre E-Tickets eingescannt und Ihnen daraufhin ein Namensschild ausgehändigt, auf dem Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre Firma zu erkennen sind. Diese Namensschilder dienen gleichsam als personalisiertes Badge (vCard), der zum Zweck der Teilnehmenden-Verwaltung ebenfalls eingescannt wird. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
Sofern durch behördliche Anordnung die Erfassung von Besuchern beim Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland vorgeschrieben ist, erfolgt die Datenerfassung auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.
Bei der Durchführung des Check-Ins werden wir durch unseren Dienstleister gastwerk! unterstützt, welcher die hierfür erforderlichen Daten einsieht.
Die im Rahmen des Check-In-Vorgangs erhobenen Daten werden solange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Regelmäßig werden diese Daten nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Im Falle behördlicher Anordnung zur Kontaktnachverfolgung ist regelmäßig eine Speicherdauer von 14 Tagen vorgeschrieben. Eine Speicherung von Testnachweisen erfolgt dabei nicht.
Check-In-Vorgang bei einzelnen Vorträgen
Sofern Sie einzelne Vorträge im Rahmen der Präsenzveranstaltung besuchen möchten, werden Sie vor dem Zutritt zu den entsprechenden Räumen zur Vorlage Ihres Namensschildes aufgefordert. Diese Datenerfassung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Bechtle GmbH IT-Systemhaus Leipzig an der Auswertung des Events an sich und der Besuchszahlen einzelner Vorträge. Eine entsprechende Auswertung soll dabei insbesondere auch auf Personenebene möglich sein. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, haben Sie selbstverständlich ein Widerspruchsrecht gegen diese Art der Datenerhebung und – Verarbeitung. Bitte wenden Sie sich zu Geltendmachung dieses Widerspruchsrechts direkt an die Personen an den entsprechenden Eingängen.
Umfragen
Sie haben die Möglichkeit an verschiedenen Umfragen im Rahmen der Veranstaltung teilzunehmen. So wird in etwa am Ende der jeweiligen Vorträge ein entsprechender QR-Code angezeigt, den Sie mit Ihren Endgeräten abscannen können und so Ihr Feedback zu dem Vortrag geben können.
Zudem finden Sie auf dem Veranstaltungsgelände selbst an verschiedenen Stellen entsprechende QR-Codes, die Sie zu einer Umfrage-Seite führen. Dort können Sie Ihr allgemeines Feedback zur Veranstaltung abgeben.
Die Teilnahme an den Umfragen ist in der Regel anonym möglich; Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse freiwillig dabei anzugeben. Da Ihre Teilnahme an den Umfragen freiwillig erfolgt, ist die Rechtsgrundlage für eine damit verbundene Datenverarbeitung Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
Aus technischer Notwendigkeit und zur rechtlichen Absicherung wird dabei zusätzlich Ihre IP-Adresse erhoben. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Darstellung der Webseite und zum Schutz vor Cybercrime-Angriffen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
Bei der Durchführung der Umfragen werden wir von dem Dienstleister Sli.do [sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slowakei (Europäische Union) unterstützt. Mit diesem wurde das datenschutzrechtlich vorgeschriebene Vertragswerk geschlossen.
Nutzung Ihrer vCard als digitale Visitenkarten
Ihre persönliche vCard dient im Rahmen des Events auch als digitale Visitenkarte. Mit Ihrem persönlichen QR-Code können Sie anderen Personen ganz einfach Ihre Kontaktdaten übermitteln, indem Sie diesen Ihren QR-Code zum Einscannen vorzeigen. Dabei kann Ihr Kontakt direkt auf dem jeweiligen Endgerät der anderen Person importiert werden.
Die Bechtle GmbH IT-Systemhaus Leipzig erhält dabei zu keinem Zeitpunkt Informationen, über die Umstände der Datenweitergabe auf diesem Weg.
Foto- und Videoaufnahmen
Im Rahmen des Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland werden Foto- und Videoaufnahmen zu Werbezwecken und zur Dokumentation erstellt.
Die Unternehmenskommunikation der Bechtle AG sowie die Bechtle GmbH IT-Systemhaus Leipzig beabsichtigt, die im Rahmen der Unternehmensveranstaltung erstellten Fotos und Videos auf den konzerneigenen Social-Media-Präsenzen (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Xing), Intranet, Bechtle Publikationen (z.B. Kundenmagazin oder Newsletter) und den Unternehmens-Websites der Bechtle-Gruppe zu veröffentlichen. Dies erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Bechtle AG sowie die Bechtle Logistik & Service GmbH an der Aufnahme und Veröffentlichung der Aufzeichnungen zu Dokumentations- und Marketinginteressen. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO / §§ 22, 23 KunstUrhG).
Sie haben die Möglichkeit sich direkt vor Ort oder unter [veranstaltungen@bechtle.com] an uns zu wenden, wenn Sie hiermit nicht einverstanden sind.
In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Abteilungen und Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung des oben genannten Zwecks benötigen. Die personenbezogenen Daten werden über die oben genannten Fälle hinaus nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für den oben genannten Zweck verwendet. Im Internet veröffentlichte Fotos und Videos sind weltweit abrufbar und eine Weiterverwendung dieser Fotos und Videos durch Dritte kann nicht generell ausgeschlossen werden.
Sobald die Daten für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie durch uns gelöscht.
Ergänzender Hinweis
Weitere Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Bechtle finden Sie unter https://www.bechtle.com/privacy-policy.
Anhang 1 - Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter
Hinweis: Alle eingesetzten Unterauftragsverarbeiter haben Ihren Sitz in Deutschland.
Unterauftragsverarbeiter | Service |
MARKOV & MARKOV GmbH Altenburger Str. 5, 04275 Leipzig | Dienstleistungen zur Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung |
gastwerk! Teilnehmermanagement GmbH Theodorstraße 41, 22761 Hamburg | Dienstleistungen zur Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung |
